Résumé : L’intégration d’employés distants présente certains défis. Mais un bon processus d’intégration est essentiel pour s’assurer que les nouvelles recrues sont productives et heureuses dès le premier jour. Avec un peu de planification et les bons outils, vous pouvez concevoir un processus qui aide les employés à se sentir les bienvenus et les met en place pour réussir.
Comment intégrer de nouvelles recrues même de loin
L’augmentation du travail à distance signifie que de plus en plus d’entreprises adoptent des processus d’embauche et d’intégration entièrement à distance. Peu importe où se trouvent vos employés, une bonne expérience d’intégration est essentielle pour les aider à s’épanouir dans votre organisation.
Une introduction solide les aide à démarrer. Cela crée également une expérience de travail positive dès le premier jour, ce qui signifie une productivité accrue et une meilleure rétention des employés .
L’intégration à distance peut être tout aussi efficace qu’une expérience en personne. Mais pour réussir, vous devez faire plus que simplement transférer votre processus existant en ligne. Vous devez reconsidérer et repenser votre processus d’intégration pour relever les défis auxquels les employés distants pourraient être confrontés.
Si vous vous demandez par où commencer, nous avons ce qu’il vous faut. Dans cet article, nous examinerons certains des défis de l’intégration des employés à distance. Nous partagerons également des conseils pour créer un programme d’intégration à distance réussi.
En quoi l’intégration à distance est différente
Un bon processus d’intégration doit atteindre deux objectifs :
- Mettez rapidement les employés au courant afin qu’ils puissent commencer à contribuer à leurs rôles dès que possible.
- Jetez les bases d’une expérience employé satisfaisante et d’un succès à long terme.
Pour atteindre ces objectifs, votre processus doit être suffisamment informatif pour aider les employés à faire la transition vers leurs nouveaux rôles. Cela devrait également créer un accueil personnalisé et aider les nouvelles recrues à se sentir soutenues et à l’aise avec la culture de votre entreprise.
Ce n’est pas toujours facile lorsque vous ne pouvez pas rencontrer les nouvelles recrues en personne. Vous utilisez peut-être déjà des outils en ligne pour intégrer de nouvelles recrues. Mais l’expérience standard ne se traduira pas directement pour les employés d’un autre endroit. Voici pourquoi.
Les défis de l’intégration à distance
Commencer un nouvel emploi après ce qui était probablement un processus d’entretien et d’embauche entièrement à distance peut laisser les employés se sentir isolés. Une expérience d’intégration sans interaction humaine peut également empêcher les employés hors site de savoir où trouver des informations et l’aide dont ils ont besoin pour démarrer.
Mettre votre formation et vos documents en ligne et tout gérer par e-mail rend le processus efficace et facile à gérer. Mais cela ne répond pas nécessairement à ces défis.
Les solutions
Étant donné qu’il n’y aura personne pour fournir des réponses et un soutien immédiats, vous devez anticiper les besoins d’une nouvelle recrue et les intégrer dans votre programme d’intégration lorsque cela est possible.
Pensez à ce dont ils auront besoin pour commencer et à ce qui les aidera à comprendre rapidement leur travail. Ensuite, fournissez toutes les informations et ressources nécessaires.
Vous devez également concevoir votre processus pour offrir une expérience personnelle pour aider les gens à se sentir les bienvenus et à l’aise avec la culture de votre entreprise. Voyons comment vous pouvez aborder ces deux solutions.
6 conseils pour réussir votre intégration à distance
Votre processus d’intégration est l’occasion de répondre à certaines des préoccupations courantes auxquelles sont confrontés les employés distants. Voici six choses auxquelles penser lorsque vous concevez votre intégration à distance pour préparer les gens au succès et les aider à se sentir chez eux, même s’ils n’ont jamais mis les pieds dans votre bureau.
1. Fournissez un plan clair dès le départ
Réduisez la confusion et aidez les gens à se sentir à l’aise en créant et en communiquant une liste de contrôle d’intégration claire. Envoyez un itinéraire qui communique chaque étape du processus d’intégration, des réunions à la formation en passant par les documents requis.
Téléchargez les guides et politiques nécessaires et incluez des liens vers des réunions planifiées et des formations en ligne à chaque étape du processus.
Avoir toutes les informations à portée de main aide les nouvelles recrues à savoir à quoi s’attendre et leur assure que vous êtes investi dans leur réussite.
2. Préparez la technologie et expédiez-la à l’avance
Assurez-vous que les gens disposent de tous les outils dont ils ont besoin avant leur premier jour afin qu’ils puissent plonger immédiatement. Expédiez les ordinateurs, les téléphones et tout autre équipement dont ils auront besoin afin qu’ils arrivent avant le début de l’intégration.
Facilitez la connexion en téléchargeant et en installant un logiciel sur leurs appareils avant de les expédier. Si possible, configurez et authentifiez à l’avance tous les comptes auxquels ils auront besoin d’accéder.
Enfin, fournissez-leur des ressources pour démarrer rapidement. Créez de brèves vidéos de formation ou planifiez un appel vidéo pour les guider tout au long de la configuration de leurs appareils et de la connexion.
3. Trouvez des moyens d’établir des liens avec l’équipe
Évitez les sentiments d’isolement dès le départ en accordant aux nouveaux employés du temps avec ceux avec qui ils travailleront. Ne limitez pas leurs interactions aux RH. Impliquez-les immédiatement avec leurs dirigeants et leurs coéquipiers. Par exemple:
- Offrez-leur un accueil personnalisé
Demandez à leur responsable de leur envoyer un message de bienvenue ou un appel téléphonique. Ce type d’attention individuelle permet aux employés de savoir qu’ils sont vus et appréciés. Cela les aidera également à se sentir plus à l’aise pour contacter la direction au besoin.
- Présentez-les à l’équipe
Organisez une vidéoconférence avec toute l’équipe dès le début afin que l’employé rencontre tout le monde « face à face ». Cela les aidera à se faire une idée de la dynamique de l’équipe. Vous pouvez également demander aux membres de l’équipe de s’inscrire à des « pauses-café » individuelles avec votre nouvelle recrue pour se présenter et répondre aux questions. Pouvoir mettre des visages et des personnalités sur les personnes avec lesquelles ils interagissent au quotidien facilitera leur collaboration.
- Fournir un mentor
Désignez une personne de l’équipe pour rencontrer régulièrement le nouvel employé (tous les jours ou tous les deux jours) au cours de la première ou des deux premières semaines de travail. Cela leur donne quelqu’un vers qui se tourner pour obtenir des conseils et une aide autre que la gestion. Cela crée aussi très tôt du lien au sein de l’équipe.
4. Rendre la formation transparente et engageante
La formation d’intégration peut être éprouvante lorsque vous êtes assis seul à regarder un écran pendant des heures d’affilée. Rendez la formation attrayante et interactive pour éviter qu’elle ne devienne épuisante. Utilisez les meilleures pratiques pour retenir l’attention des apprenants et les aider à se connecter au contenu et à l’entreprise. Ceux-ci inclus:
- Utiliser le bon logiciel
L’utilisation d’un LMS pour l’intégration facilite l’automatisation du déploiement de la formation. Il vous aide également, vous et vos employés, à suivre leurs progrès et garantit qu’ils bénéficient d’une expérience de formation toujours efficace.
- Construire dans une variété de médias
Les gens apprennent de différentes manières, alors changez vos supports pour que les choses restent intéressantes. Par exemple, remplacez les gros blocs de texte par des vidéos et des graphiques de haute qualité.
- Inclut des éléments interactifs
Amener les gens à participer directement à leur formation. Interrompre l’apprentissage avec des choses comme des questionnaires à choix multiples et des sondages qui nécessitent une réponse réfléchie.
- Conversation invitante
Facilitez l’interaction sociale en incluant occasionnellement une discussion ou un exercice de groupe. Si vous embarquez un groupe de personnes en même temps, utilisez des salles de sous-commission pour leur donner la chance de se connaître.
5. Établissez des lignes de communication claires
Donnez aux employés un moyen de vous contacter s’ils ont des questions ou des préoccupations lors de l’intégration ou tout au long de leurs premières semaines de travail.
Cela peut inclure une communication formelle comme des réunions individuelles régulières avec les dirigeants. Vous devez également fournir des numéros directs et des adresses e-mail pour l’assistance informatique ou RH (assurez-vous qu’il y a toujours quelqu’un disponible pour répondre rapidement à ces demandes).
Vous pouvez également mettre en place des canaux informels pour garder les gens connectés avec l’entreprise plus régulièrement. Par exemple, configurez Slack ou des groupes de médias sociaux où ils peuvent contacter les membres de leur équipe pour obtenir de l’aide ou des explications sur leur travail.
6. Demandez des commentaires
Efforcez-vous continuellement d’améliorer votre processus d’intégration en demandant des commentaires à ceux qui le traversent. Sondez les nouveaux employés sur leur expérience, y compris ce qui a été utile, les ressources qu’ils auraient aimé avoir et les informations dont ils auraient encore besoin par la suite.
Demandez sincèrement. Agissez ensuite sur les commentaires que vous recevez pour créer un processus qui garantit que les nouvelles recrues sont enthousiastes et productives dès le début.
Faites de l’intégration à distance une expérience personnelle et cohérente
L’intégration est la première expérience d’un employé avec votre entreprise et vous voulez qu’elle soit positive. Rendez-le personnel en incluant les membres de l’équipe et en anticipant les obstacles auxquels une nouvelle recrue pourrait être confrontée.
Ensuite, rendez-le cohérent en automatisant les étapes lorsque cela est possible (comme la signature de documents et l’inscription à la formation) pour faire avancer le processus.
Lorsque vous faites ce que vous pouvez pour vous concentrer sur l’individu et ses besoins, vous offrez une expérience fluide et cohérente, où que se trouvent les employés.