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Résumé : L’évaluation de la formation est clé et essentielle pour les organismes de formation et pour les entreprises. C’est une opportunité d’améliorer et d’augmenter la qualité et l’efficacité de la formation qu’ils dispensent.

Libérez le pouvoir de l’évaluation

L’évaluation offre un vaste champ de possibilités, souvent inexploré, pour améliorer la formation et l’apprentissage. L’évaluation de la formation prenait traditionnellement la forme d’enquêtes de satisfaction papier, remises par le formateur, à remplir dans les dernières minutes d’une formation, souvent dans l’urgence. Les outils numériques ont modernisé l’approche.

Qu’est-ce que l’évaluation de la formation maintenant ?

Le formulaire papier a cédé la place aux enquêtes en ligne envoyées directement et réalisées par des outils SaaS. Les outils numériques permettent d’automatiser le processus et de fiabiliser la collecte et le traitement des données. Ils permettent également d’enrichir la formation grâce à l’évaluation des connaissances acquises, et de la prolonger dans le temps par des sollicitations régulières.

Pour les organismes de formation, l’évaluation de la formation est devenue obligatoire. C’est l’une des exigences essentielles de la certification Qualiopi, et donc la condition du financement des actions de formation par les entreprises exploitantes (OPCO). Les enquêtes post-formation permettent de collecter des informations, avec trois objectifs principaux :

• Améliorer les formations pour qu’elles soient plus efficaces et répondent plus pertinemment aux attentes des apprenants et des organisations
• Démontrer la valeur ajoutée de la formation à l’entreprise, aux clients, aux managers ou aux financeurs
• Proposer des formations complémentaires dans une démarche d’apprentissage adaptatif

L’évaluation de la formation ne doit pas s’arrêter à l’apprenant. Il est particulièrement pertinent d’interroger des formateurs ou des managers pour connaître leur perception de l’impact de la formation.

L’importance des outils pour mettre en œuvre l’évaluation de la formation

La mise en place d’un système complet et efficace d’évaluation de la formation nécessite des outils performants et adaptés, notamment :

• Des formulaires d’enquête modulables et personnalisables, qui permettent de collecter des données et de s’adapter à la diversité des formations
• Un outil d’emailing et de textos fiable, qui vous permet d’envoyer des messages personnalisés pour garantir un taux de retour élevé
• L’automatisation du processus, avec la programmation des événements et les séquences d’actions : enquêtes à chaud, enquêtes à froid, rappels, autres demandes. Cette automatisation assurera également la mise en place d’une approche de microlearning, c’est-à-dire l’envoi régulier de mini-quiz, sur une période donnée. Le microlearning est un moyen de prolonger et d’enrichir la formation.
• Une solution de digital learning, pour pouvoir digitaliser tout ou partie de la formation grâce aux modules eLearning
• Des outils de reporting et d’analyse de données pour exploiter efficacement les retours d’expérience des apprenants et les différentes sessions de formation
• Des API pour intégrer le dispositif à d’autres outils (SIRH, TMS ou gestion administrative des formations, etc.) afin de relier en temps réel et synchroniser automatiquement les différentes fonctionnalités.

À notre avis, une solution qui ne gère que des sondages est insuffisante. La conduite d’enquêtes de satisfaction doit s’accompagner d’outils réels et performants de mesure des connaissances et de validation des acquis.

Pour aller encore plus loin

Déployer un système complet d’évaluation de la formation c’est bien, mais il est possible d’aller plus loin et d’étendre la relation avec l’apprenant. Comme nous l’avons vu, on peut proposer du microlearning avec de petits tests de connaissances proposés à intervalles réguliers aux apprenants pour ancrer ce qui a été appris, et avoir une mesure fiable et objective de ce qui a été acquis dans le temps. Le microlearning prendra par exemple la forme d’une ou deux questions par jour, liées au thème de la formation, sur deux à trois semaines.

On peut aller encore plus loin en couplant le microlearning à l’apprentissage adaptatif : les questions seront personnalisées en fonction des réponses déjà données, l’objectif étant de cibler les connaissances les moins maîtrisées en intégrant la courbe d’oubli. Ce faisant, l’entreprise assure la performance de ses formations et les organismes de formation acquièrent un avantage concurrentiel indéniable qu’ils peuvent valoriser auprès de leurs clients.

La solution d’apprentissage et d’évaluation : l’outil pour établir solidement votre approche d’évaluation de la formation

Une plateforme Learning and Assessment Solution (LAS) prend en charge l’ensemble du processus d’évaluation : création de formulaires ; programmation d’enquêtes; gestion des rappels par e-mail et SMS ; recueil des retours d’expérience des stagiaires, formateurs et managers ; distribution des rapports ; des statistiques agrégées et exportables ; et l’intégration dans le système d’information. Une telle solution doit disposer de fonctionnalités avancées lui permettant notamment de programmer dans le temps tout un ensemble de bilans de connaissances et d’enquêtes à l’aide de mécanismes intuitifs. Il a un double avantage :

1. Kirkpatrick niveau 2 – l’acquisition elle-même – est évaluée de manière sûre et objective, et non par simple déclaration, ce qui facilite une réelle mesure de la valeur ajoutée de chaque formation.
2. Il devient possible de prolonger la formation sur les semaines et mois suivants en donnant à l’apprenant des outils pour ancrer, cultiver et enrichir ses compétences.

Une plateforme LAS permet le couplage d’outils à double finalité : un bilan de formation fiable, complet et flexible associé à une approche personnalisée, pour apporter un véritable prolongement de la formation, favorisant l’acquisition de connaissances.

Pourquoi vous devez effectuer une évaluation des besoins de formation (et comment le faire)

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Résumé : Qu’est-ce qu’une évaluation des besoins de formation si ce n’est un outil qui vous fait gagner du temps, de l’argent et le respect de la haute direction ? Pourrait-il également être votre ticket pour une formation plus réussie, un personnel engagé et un budget de formation bien alloué ? Eh bien, vous êtes sur le point de le découvrir.

6 raisons pour lesquelles vous avez besoin d’une évaluation des besoins de formation

Imaginez un instant que l’exercice touche à sa fin et qu’il vous reste encore un budget de formation et de développement à dépenser. Comment décidez-vous quelles personnes ou équipes devraient recevoir une formation et quel type de formation elles devraient recevoir ? Est-ce un flip d’une pièce de monnaie? Un coup de dés ?

Vous auriez peut-être envisagé cette approche spontanée, mais vous ne l’auriez jamais fait , n’est -ce pas ? Parce que vous savez que la formation n’est pas un événement fortuit. Il s’agit plutôt d’ une dépense d’entreprise qui doit porter ses fruits . Et cela signifie que le qui, le quand et le comment de la formation doivent être stratégiques. Votre arme secrète pour les décisions d’entraînement stratégiques ? Une évaluation des besoins de formation.

Voici quelques-unes des principales raisons pour lesquelles vous devriez identifier les besoins de formation dans votre entreprise :

1. Former les bons employés, avec la bonne approche

L’un des résultats du processus d’analyse des besoins en formation est une liste indiquant qui a besoin de quel type de formation. Par exemple, vous constaterez peut-être que l’équipe informatique est en retard sur les normes de l’industrie et a besoin d’un cours sur les dernières innovations technologiques. Ou peut-être que le stagiaire en informatique arrive à temps plein et a besoin d’un mentorat pour devenir un élément productif de l’équipe.

Pourquoi tout cela est-il important ? Parce que l’adaptation des cours (et leur dispense) à chaque équipe ou employé de votre entreprise est essentielle pour l’efficacité de la formation. Après tout, plus le contenu est pertinent pour l’employé, plus il est susceptible de s’engager dans l’apprentissage et plus votre formation sera réussie.

2. Prioriser les besoins de formation avec le plus grand impact sur l’entreprise

Une évaluation des besoins de formation identifie les connaissances et les compétences spécifiques dont les employés ont besoin pour devenir plus productifs, efficaces et innovants dans leur travail. Et en étant plus performants dans leur travail, les employés aident l’entreprise à atteindre ses objectifs stratégiques.

Cela fait de l’analyse des besoins un outil puissant face à un temps ou un budget limité. Parce qu’en repérant les lacunes en matière de compétences qui affectent les résultats de l’entreprise, vous pouvez donner la priorité à la formation pour le plus grand impact commercial.

3. Identifiez les outils et les méthodes que vous n’aviez jamais envisagés auparavant

L’une des étapes d’une évaluation des besoins de formation implique des enquêtes, des observations et d’autres formes d’évaluation pour identifier les obstacles à l’apprentissage. Bien sûr, cela indique à l’entreprise qui a besoin de plus de l’ancienne formation. Mais cela peut également révéler de nouvelles approches de formation qui n’avaient pas été envisagées auparavant.

Par exemple, imaginons qu’une enquête révèle que les ateliers en classe prennent trop de temps sur la journée de travail et que les employés prennent du retard sur leurs responsabilités. En conséquence, les employés se sentent stressés et négatifs envers la formation. Cette idée pourrait amener l’entreprise à choisir un LMS  afin que les employés puissent apprendre de n’importe où, n’importe quand et à leur propre rythme.

4. Obtenez un meilleur retour sur investissement

Demandez à n’importe quel CFO quelle est l’importance d’une évaluation des besoins en formation, et il vous donnera 3 lettres majuscules : ROI. Parce qu’ils savent que les décisions de formation basées sur des lacunes de compétences réelles et mesurables sont plus susceptibles d’entraîner une amélioration de l’apprentissage et des performances, le retour sur investissement en formation que chaque entreprise recherche.

Mais il y a plus. Grâce au processus d’analyse des besoins de formation, vous pourrez également mesurer l’efficacité des formations passées. Par exemple, les écarts de compétences ont-ils été comblés depuis la dernière évaluation ? Les obstacles à l’apprentissage ont-ils été supprimés ? Ou, les employés sont-ils toujours incapables d’atteindre leurs objectifs de performance, malgré les initiatives d’apprentissage précédentes ?

Ce genre de preuve de l’efficacité de la formation est difficile à ignorer. C’est pourquoi une évaluation des besoins de formation renforce la crédibilité de la formation auprès des parties prenantes, gagne le respect des cadres supérieurs et justifie la nécessité d’un budget de formation . Avons-nous même besoin de continuer ?

5. Engager le personnel dans l’apprentissage et le développement continus

L’engagement des employés n’est peut-être pas quelque chose que vous vous attendiez à voir sur cette liste. Mais, mon garçon, est-ce qu’il appartient ici ! Pourquoi? Des rapports ont montré que les employés qui sentent que leurs employeurs écoutent et reconnaissent leur contribution sont presque 5 fois plus susceptibles de se sentir encouragés à faire de leur mieux. Et une évaluation des besoins de formation est le moyen idéal pour qu’ils se sentent entendus.

Pour commencer, les questions d’évaluation des besoins d’apprentissage sous forme d’enquêtes ou d’entretiens impliquent activement les employés dans les décisions de formation. Par exemple, lorsque les employés disent qu’ils ont besoin d’une formation plus numérique et qu’ils sont dotés d’un LMS puissant, comme TalentLMS , au cours du prochain trimestre, ils sauront que l’entreprise est à l’écoute de leurs besoins.

Plus que cela, les résultats d’une évaluation des besoins donnent aux managers les informations dont ils ont besoin pour planifier les meilleurs parcours de développement pour leurs employés et les plans de succession pour leurs équipes. En d’autres termes, c’est un vrai gagnant-gagnant.

6. Faire du changement organisationnel une transition facile

Un vieil adage dit que la seule constante dans la vie est le changement. Et la même chose s’applique aux entreprises. Car il y a de fortes chances que votre entreprise ait déjà adopté ou adoptera encore un nouveau logiciel, restructure un service ou modifie sa vision stratégique. Donc, si vous ne pouvez pas éviter le changement, comment équipez-vous au mieux les employés pour ces transitions ?

La réponse, bien sûr, est la formation. Mais pour comprendre quelle formation sera la plus utile aux employés en période de changement, vous devez évaluer leurs besoins dans chaque situation. Par exemple, la promotion d’une culture centrée sur le client peut nécessiter une formation en service client et en compétences générales connexes. Apprendre à utiliser une nouvelle plateforme de formation, en revanche, nécessite une formation technique.

Comment effectuer une analyse des besoins de formation

Si maintenant vous ne vous demandez pas comment effectuer une évaluation des besoins de formation, vous n’y avez pas prêté attention. Parce qu’il existe de nombreuses raisons solides de commencer dès aujourd’hui à évaluer les besoins de formation dans votre entreprise. Voici comment procéder.

1. Définir des objectifs commerciaux clairs
   Tout d’ abord, identifiez les objectifs de la formation. L’objectif de l’entreprise est-il de réduire les coûts ? Améliorer l’innovation ? Ou peut-être l’objectif est-il de devenir plus efficace ? Comprendre les domaines de performance que les employés doivent améliorer pour aider l’entreprise à atteindre ses objectifs est la clé de la prochaine étape.
2. Identifiez les compétences nécessaires pour les atteindre
   Une fois que vous savez ce que les employés doivent améliorer, identifiez comment ils vont s’améliorer. En d’autres termes, quelles connaissances et compétences devront-ils développer pour devenir plus productifs, efficaces ou innovants ?
3. Supprimer les obstacles à l’apprentissage et à la performance
   Ensuite, par le biais d’enquêtes et d’autres techniques d’évaluation, identifiez les obstacles qui empêcheraient les employés d’apprendre et de développer leurs connaissances et leurs compétences. Cela peut aller de mauvaises méthodes de formation à un manque de soutien de la direction.
4. Offrir la formation appropriée
   Enfin, armé des informations des 2 étapes précédentes, concevez et offrez la formation la plus appropriée aux besoins de chaque employé ou équipe. (Et soyez confiant que les résultats seront positifs.)

Conclusion

Il est difficile de nier qu’une évaluation des besoins de formation nécessite un peu d’effort supplémentaire. Plus important encore, cela permet d’économiser du temps et des ressources en garantissant que la bonne formation est dispensée aux bonnes personnes, de la bonne manière et pour les meilleurs résultats.